Nem lehet nem észrevenni: az „üzleti konferencia” COVID előtti meghatározása halott. A COVID felgyújtotta azt, és közvetlenül a szemünk előtt égett el. A konferenciák nagy erőfeszítéseket tettek „digitalizálásuk” érdekében; ezek a „virtuális konferenciák” nagyszerű kísérletek az események életben tartására. Bár tiszteletben tartjuk a konferenciák minden egyes résztvevő tapasztalata és élménye iránti elkötelezettségét, ezen rendezvényeknek nyilvánvalóan csak a hamvai maradtak. Szerencsére a főnixmadarak mindig feltámadnak, a konferenciák pedig minden bizonnyal visszatérnek. De vajon hogyan fognak kinézni? Érdemes lesz részt venni rajtuk? Ezekre a kérdésekre adunk választ a legfontosabb üzleti konferenciák és azok COVID-ra való reagálásának elemzésével.
A konferenciák elsődleges oka
A konferenciák mindig is remek módszernek bizonyultak a kapcsolatok kialakítására. Nem minden konferencia volt azonban egyenlő. A nagy befolyással rendelkező emberek és a döntéshozók száma mindig nagyban eltért, és még ha a „megfelelő” rendezvényen is jártunk, amelyen az iparág szereplői nagy számban vettek részt, egy bizonyos típusú emberre volt szükség a kialakított kapcsolatok kiaknázásához. Ezeken az eseményeken a cégek legjobb értékesítői megmutathatták érdemeiket. Így sok ügyfelünk számára ajánlottuk a konferenciákat az üzletfejlesztési stratégia részeként. Természetesen fontosságuk iparáganként eltért, de általában járható útnak bizonyultak.
264,2 millió dollár
Mint tudjuk, a „voltak” az érvényben levő szó. 2019-ben a The CEO Magazine közzétette a világ 20 legbefolyásosabb globális üzleti konferenciájának listáját. Ezek az „élvonalbeli üzleti események” a pénzügyi szolgáltatásokra, a médiára, az informatikára, a telekommunikációra, az üzleti technológiára és még sok más iparágra terjedtek ki; és Londonban, Las Vegasban, Sydney-ben, Hongkongban, valamint a világ többi üzleti fővárosában rendezték meg őket. Számításaink szerint 2019-ben mintegy 1 478 078 ember vett részt ezeken a konferenciákon. Ez a szám csak a személyes résztvevőket jelenti, így csak elképzelni tudjuk, hány üzletembert érintett az események lemondás. 2020-ban minden olyan konferenciát, amelyet március után rendeztek volna meg, lemondtak, elhalasztottak vagy online felületre tettek át. Egyetlen konferenciát sem került el a COVID hatósugara.
Milyenek lesznek a konferenciák a COVID után?
A kérdés megválaszolásához először három különálló periódust kell megjelölnünk: a COVID előttit, a COVID közepette levőt (jelenleg) és a COVID utánit (remélhetőleg 2021). Egy ideális világban a COVID utáni konferenciák a COVID előtti és a COVID közepette tartott konferenciák legjobb szempontjainak kombinációját jelentik majd. Mindannyian tudjuk, hogyan működtek e rendezvények korábban. Természetesen voltak variációk, de az általános képlet konzisztens maradt:
Konferenciák = főelőadók + standok + networking események
A legtöbb résztvevő számára a konferenciára való jelentkezés legfőbb oka a networking lehetőségekkel függ össze, amelyeket a COVID a legközvetlenebb módon támadott meg. Szembesülve azzal a komoly dilemmával, hogy miként lehet a személyes konferenciák pozitív aspektusait megtartani, miközben virtuális térbe helyezik át azokat, az események újításokra kényszerültek. Például a Londonban megrendezésre kerülő, pénzügyi szolgáltatóipar számára rendezett, Sibos konferencia frissítette mobilalkalmazását, hogy a résztvevők kommunikálhassanak
a konferencia egyes szakaszai között, annak érdekében, hogy lehetővé tegye az online hálózatépítést a résztvevők számára. Az „éves konferencia és kiállítás rendszerint több mint 8000 vezetőt, döntéshozót és véleményvezért köt össze az iparág minden részéről”. Mivel ez a 8000 ember már nem ugyanabban a fizikai térben tartózkodik, a vállalat minden résztvevő számára biztosítja, hogy lássa, kik vesznek még részt az eseményen, és „lehetővé teszi számukra, hogy új partnerkapcsolatot kezdeményezzenek”. Az éves konferencia mellett a Sibos „folyamatos havi digitális üléseket” biztosít a 2021-es konferenciáig. Bár dicséretesek ezek a kezdeményezések, az eredeti felállással szemben egyértelműen alulmaradnak.
Még ha a majom selyembe is öltözik, akkor is majom marad
A CES (Consumer Electronics Show) konferencia talán az a konferencia, amelyet a legtöbb veszteség ért a COVID miatt. A CES minden évben Las Vegasban kerül megrendezésre, és becslések szerint 264 millió USD-t hoz a helyi gazdaságnak. Mindig meglehetősen nagy felhajtás övezi, mivel a vállalatok a CES-en mutatják be legjobb új termékeiket, amelyek jelentős hatással lesznek a szórakoztató elektronika területére. Több mint 182 000 résztvevővel nem csoda, hogy sok vállalat időzíti új termékeit úgy, hogy azok a CES-en debütáljanak. A konferencia izgalmas: számtalan vitrin és kiállítás mutatja be, hogyan halad előre az emberiség évről évre.
Mivel a CES januárban zajlik, 2020-ban sikeresen meg tudták rendezni azt, azonban már lemondták a 2021-es fizikai eseményüket, és inkább a konferencia kizárólag online felületen történő megtartását választották. Ahhoz, hogy a 2021-es rendezvényükön megérje részt venni, „rendkívül személyre szabott élményt” kínálnak. Ez lényegében azt jelenti, hogy mindent megtesznek annak érdekében, hogy a kizárólag online módon elérhető élmény minden pozitív aspektusára összpontosítsanak. A kiemelt beszédek esetében kihangsúlyozzák, hogy most mindenki az első sorból élvezheti azokat. A termékbemutató vitrinek esetében kiemelik, hogy az üzleti érdekek alapján hogyan lehet könnyebben keresgélni a vitrinek és az élő bemutatók között. A hálózatépítéshez élő interakciókat, találkozókat és kerekasztal-beszélgetéseket kínálnak.
A jövő felé tekintve
A CES elmondása szerint „egy fizikai és digitális műsor legjobb elemeinek ötvözését” tervezik, amely mondatot számos konferenciaszervezőtől hallottam. Ezt kétféleképpen értelmezhetjük. Az első az optimista értelmezés: átveszik a COVID előtti és a COVID közbeni konferenciák legjobb részeit, és egy minden szempontból jobb eseményt hoznak létre. A COVID során bevezetett újítások a konferencián fizikailag részt vevő vendégek élményének javítását szolgálják majd, így a szakmailag digitalizált elemek segítenek nekik még többet kihozni a konferenciából, mint korábban. Például a Sibos megtarthatja a mobil interakciós funkciót, megkönnyítve ezzel a fizikai résztvevők online interakcióját a konferencia során.
A pesszimista értelmezés a következő: a kizárólag online konferenciák túl sok aspektusát fogják megtartani, amelyek végül a személyes konferencia kevésbé hatékonnyá válásához vezetnek. Ez összességében egy alacsonyabb szintű élményt eredményez. Tegyük fel például, hogy ezek a konferenciák egy túl erős, vagy éppen a személyes részvételi élményhez túlságosan hasonló online lehetőséget tartanak fenn. Ebben az esetben a fontos döntéshozók -akik valóban üzletet tudnak kötni – végül otthon maradhatnak.
Jóslat: Érdemes lesz részt venni a konferenciákon?
Ezen a ponton lehetetlen megválaszolni ezt a kérdést. De miután áttekintettem a világ legnagyobb konferenciáit, sok okból optimista vagyok azok újjászületésével kapcsolatban. Főként az ilyen konferenciákat lebonyolító vállalatok rendelkeznek megfelelő hozzáértéssel. Láttuk, milyen gyors és proaktív lépéseket tettek, hogy megmentsék magukat egy katasztrofális évben. Nem voltak egyszerű helyzetben, de nagyszerű munkát végeztek. Sőt, mint minden piaci korrekciós eseménynél, a búzát is sikerült elválasztani a pelyvától. A gyengébb konferenciák közül sok valószínűleg megszűnik, így a 2020-as évek elején kevesebb szereplő lesz a piacon. Ha kevesebb konferencia van, akkor a döntéshozók koncentrációja nagyobb lesz, ami hálózatépítési szempontból jobb minőségű konferenciát eredményez. Végezetül az embereknek ki kell szabadulniuk: elegük van abból, hogy otthon maradjanak, különösen az értékesítők várják, hogy visszatérhessenek. Ezen okok miatt bízom abban, hogy a konferencia főnixmadara fel fog emelkedni, még akkor is, ha ez nem teljesen ugyanúgy néz ki, mint korábban.